Los congresos y las convenciones se han celebrado tradicionalmente en grandes capitales, especialmente en Barcelona y Madrid.

En la organización de un evento que moviliza un número importante de personas, a menudo provenientes de diferentes territorios, un factor clave es la capacidad logística para gestionar este grupo. Necesitamos una capacidad de respuesta muy eficiente para hacer frente a tres necesidades: El desplazamiento, el alojamiento y el espacio para la reunión.

Si damos un paso más, y de esto saben mucho las agencias especializadas, para crear un impacto en nuestros usuarios o participantes, debemos generarles una auténtica experiencia positiva. Si conseguimos este objetivo, los asistentes superan un rol receptivo de los contenidos para los que se les  ha convocado y pasan a ser auténticos embajadores del evento y también de los valores y branding de la compañía que les ha convocado.

Es por este motivo que las agencias organizadoras exprimen su creatividad para conseguir generar estos impactos y poder sorprender al público asistente. Las acciones de incentivo, animación o de teambuilding se incorporan en la programación de eventos para conseguir estos resultados.

Esta necesidad de reinvención y de conseguir generar nuevas experiencias, puede encontrar un límite precisamente en las localizaciones en grandes ciudades que, por un lado disponen de todos los servicios y comodidades, pero por el otro quizás ya no pueden aportar novedades reales y diferenciadas.

Es en este contexto que los entornos próximos a las grandes urbes receptoras de eventos tienen su oportunidad para acoger eventos que tradicionalmente no superaban los límites geográficos de la ciudad.

 

Hotel reuniones cerca de Barcelona

¿Cuales son las oportunidades que nos brinda la deslocalización de eventos en grandes ciudades?

Incorporación de recursos temáticos relacionados con el entorno

Los diferentes entornos y localizaciones permiten crear un story telling muy singular, a la vez que real, sobre el que va a pivotar todo el evento.

En territorios como Barcelona encontramos unos entornos temáticos diversos como pueden ser todos aquellos que están mirando al mar, pero también a la montaña. Las actividades náuticas y las outdoor tienen un potencial extraordinario para generar estos impactos deseados en los participantes a un evento.

Igualmente los recursos culturales, patrimoniales o deportivos de un territorio son un cheque en blanco para los programadores de eventos con necesidad de sorprender a sus clientes. El golf, los viñedos, rutas o circuitos de motor son elementos que no podemos encontrar en una gran ciudad, a pesar de que habitualmente están ubicados más cerca de lo que se podría pensar.

Construcción de entornos de trabajo y de interrelación personal

Para determinados tipos de eventos, los hoteles alejados del bullicio de la ciudad permiten crear unos entornos de trabajo y de focalización más eficientes. Igualmente, las dimensiones y habituales espacios polivalentes tanto interiores como exteriores de los complejos hoteleros, permiten llevar a cabo ejercicios y actividades de interrelación personal altamente productivas.

Una alternativa económica

Los hoteles y centros de convenciones ubicados fuera del radio metropolitano permiten ofrecer unos precios más competitivos, en especial cuando en la ciudad se celebran grandes acontecimientos como podría ser el Mobile World Congress.

Accesos a las principales vías de comunicación

A pesar de no estar ubicados en la misma ciudad, en muchas ocasiones el acceso a las principales vías de comunicación y aeropuertos puede estar igual o incluso a menor distancia de los hoteles ubicados en el extrarradio.

Se trata de descubrir cuál es la distancia límite

Si aceptamos que efectivamente existe un potencial real para acoger reuniones cerca de las ciudades tradicionalmente mice, la decisión de elegir uno u otro venue para un promotor o agencia tendrá que ver con los contras logísticos para gestionar ese evento.

Esta balanza tendrá un resultado diferente también para cada tipo de evento y en particular su duración y la procedencia de sus participantes:

  • Un evento de teambuilding entre los empleados de una corporación con sede en Barcelona, puede encontrar un entorno de trabajo ideal en un hotel como El Montanyà, ubicado en un entorno natural a 45 minutos de Barcelona.

  • Si la misma reunión se tratará de presentar las cuentas del ejercicio a un grupo de directivos, seguramente primará la proximidad al puesto de trabajo y no justificaría determinadas distancias en desplazamiento.

  • Para organizar los alojamientos de una empresa australiana que participa en el Mobile World Congress, que el hotel esté ubicado a cincuenta km. de distancia al meeting point de Barcelona seguramente no será un condicionante para los asistentes, al menos por lo que se refiere al tiempo de desplazamiento. Por lo tanto la percepción del usuario sobre distancias y tiempo de desplazamiento también será subjetiva en cada caso.

De esta forma llegamos a la conclusión de que se trata de encontrar cual es la milla límite. Es decir, cual es la distancia a una ciudad y sus servicios que estamos dispuestos a asumir para conseguir una mejor experiencia de usuario. El factor distancia puede ser relativo en determinados casos y también existen fórmulas de relacionar y complementar los servicios de las grandes ciudades con el encanto y alternativas de su entorno.

EL MONTANYÀ