La celebración de eventos forma parte del plan de marketing de la mayoría de compañías, y sus formatos pueden ser distintos en función de los objetivos perseguidos y de los espacios donde se celebren.

Además de los palacios de congresos y los centros de convenciones, los hoteles especializados son las principales destinaciones para acoger el llamado turismo de reuniones.

Para los hoteles resulta un perfil de cliente estratégico, y en muchos casos se han especializado con unas instalaciones y servicios preparados para poder acoger todo tipo de eventos.

Tipologia de eventos

El sector de los eventos corporativos clasifica los diferentes tipos de reuniones en función del perfil de los asistentes, la duración o a los propios objetivos del evento.

Presentación de producto

Consiste en el lanzamiento comercial o presentación técnica de un producto o servicio.

El target de esta actividad pueden ser los propios miembros de la compañía para transmitir una información de tipo técnico o comercial, los medios de comunicación, o los clientes de la empresa.

Su duración dependerá del tipo de producto y de los objetivos del promotor. Las presentaciones profesionales de vehículos pueden durar una semana, mientras que una presentación de un producto a los medios de comunicación se puede concretar en una reunión de dos horas o en un almuerzo.

Reunión corporativa

Nos referimos a reuniones de trabajo internas de la compañía.

Pueden estar dirigidas a diferentes perfiles del equipo como dirección, equipo comercial, equipo técnico o responsables de marketing. Igualmente pueden ser reuniones plenarias de toda la empresa y tener también un contenido lúdico o de celebración.

Jornada, simposium

Se trata de un tipo de reunión en el que se presentan unos contenidos y se genera un debate sobre una determinada temática.

Pueden ser de tipo técnico o institucional, dirigida habitualmente a miembros de un mismo colectivo y su duración puede ser de uno o dos días.

Seminario

Se trata de un concepto similar a la jornada aunque su objetivo principalmente es formativo y por lo tanto de una temática mucho más acotada y técnica.

Congreso

Podríamos considerar el congreso como una jornada de mayor dimensión, con una duración de entre dos y cinco días aproximadamente.

Aglutina a miembros de un mismo sector y suele tener un carácter periódico para poder presentar las novedades de la temática tratada.

Convención

Las convenciones son reuniones de carácter corporativo entre los miembros de la misma empresa.

Los objetivos de la convención pueden ser los de estudiar y valorar los objetivos y la evolución de la compañía, su estrategia o sus valores. Existe un componente de motivación y de creación de equipo en este tipo de reuniones.

Actividad de incentivo

En las reuniones de incentivo se busca mejorar la relación entre los empleados, su motivación y fomentar el trabajo en equipo.

El formato suele ser de tipo lúdico, en el que intervendrán aspectos turísticos y también de divertimento en equipo organizando actividades participativas.

Este tipo de actividades también son planteadas desde la compañía como un reconocimiento y gratificación a su staff.

Teambuilding

Aunque también incluye un componente de incentivo, el team building son actividades pensadas y diseñadas para desarrollar habilidades técnicas, interrelacionales y emocionales de los participantes.

Se definen unos objetivos y unos procedimientos para que los miembros del equipo se organicen, se comuniquen, tomen decisiones y busquen soluciones. El objetivo final no es otro que el de crear equipo.

Exposiciones y showrooms

Podríamos definirlo como una feria interna de la compañía para presentar físicamente sus productos a los miembros de la empresa o a sus clientes.

Suele ser un formato pequeño de exposición que va acompañado de soporte técnico como las presentaciones audiovisuales.

Aunque existe esta nomenclatura propia para cada tipo de evento, en muchos casos se combinan varios de ellos para generar auténticas experiencias corporativas entre los asistentes. En este sentido, una convención se puede completar con un showroom y también en una actividad de incentivo o de teambuilding.

Servicios de los hoteles en la celebración de eventos.

La mayoría de los hoteles apuestan por el turismo de reuniones en uno u otro formato. Dependiendo de las características, dimensiones y servicios del hotel, podrán acoger alguno de los tipos de reunión mencionados en el punto anterior.

Un hotel boutique buscará un perfil de reunión interna de una empresa, mientras que un hotel convention center está especializado en reuniones de gran formato con un gran número de participantes.

El número de camas del establecimiento condicionarán el tipo de reunión. Los congresos médicos por ejemplo, suelen convocar a grupos a partir de 500 o mil congresistas que requerirán grandes complejos hoteleros y celebrarse en grandes ciudades donde disponer de varios hoteles próximos.

Dependiendo de los objetivos del evento también se podrá optar por hoteles alejados de las grandes capitales, buscando precisamente un entorno relajado y de trabajo que fomente la focalización en la reunión.

Aparte de las habitaciones, resulta fundamental que el hotel pueda ofrecer auditorios y salas de reuniones versátiles capacitadas para celebrar diferentes formatos de evento. La combinación auditorio, con espacio para organizar un showroom y pequeñas salas de trabajo resulta ideal para ser una auténtica destinación de turismo de reuniones.

En tercer lugar, y de forma muy relevante, destacamos el servicio de catering. Es necesario un servicio de calidad pero sobretodo ágil para hacer frente a demandas puntuales de gran número de comensales y que disponen de un tiempo limitado. Este planteamiento es compatible con la capacidad del hotel para organizar un catering de celebración o una cena de gala relacionada con la propia reunión.

El hotel también puede incluir en su oferta la organización de actividades paralelas, prestar un servicio de soporte técnico y facilitar el asesoramiento para facilitar al cliente sus tareas organizativas.

La suma de los servicios anteriores del hotel encuentra un componente exponencial en la implicación del staff del propio hotel. Los hoteles MICE o especializados en el sector reuniones cuentan con un equipo profesional perfectamente formado y orientado a satisfacer las necesidades de cada evento. Esta preparación incluye la capacidad de resolución de imprevistos y la adaptabilidad al timing de cada evento.

El turismo de reuniones ha tenido un importante crecimiento en los últimos años y comporta beneficios para las sedes que los acogen como para su entorno. Los hoteles encuentran en este formato una desestacionalización y una oportunidad para especializarse en un turismo de calidad. La capacidad de adaptación a las nuevas necesidades de los usuarios, la innovación tecnológica y la capacidad de aprovechar la oferta del entorno para singularizarse, son unos de los principales retos que deberá afrontar el sector en los próximos años.

EL MONTANYÀ